Gizlilik

1. POLİTİKANIN AMACI

Ulukom Bilgisayar Yazılım, Donanım, Danışmanlık ve Ticaret A.Ş. (“ULUKOM”) olarak faaliyetlerimizi yerine getirirken elde ettiğimiz kişisel verileri 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak toplamakta ve işlemekteyiz. İşbu Politika, kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişileri faaliyetlerimiz hakkında bilgilendirmek, kişisel verilerine ilişkin haklarını belirtmek ve şeffaflığı sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.

2. POLİTİKANIN KAPSAMI

İşbu Politika ticari, hukuki ve idari faaliyetlerimizi gerçekleştirme esnasında aşağıdaki kişilere ait kişisel veri işleme faaliyetlerimizi kapsamaktadır:

• Müşterilerimizin çalışanı, temsilcisi ve vekili
• Potansiyel müşterilerimizin çalışanı, temsilcisi ve vekili
• Ziyaretçilerimiz,
• ULUKOM şirketi temsilcisi ve vekili
• Hissedarlarımız,
• İş ortaklarımızın çalışanı, temsilcisi ve vekili
• Tedarikçilerimizin çalışanı, temsilcisi ve vekili
• Çalışan adaylarımız
• Kamu/özel kurum ve kuruluşu çalışanları
• Kişisel verilerini işlediğimiz diğer üçüncü kişiler.

Bu kişi grubu tanımlarına ilişkin açıklamaları EK-1’de bulabilirsiniz.

3. POLİTİKADAKİ DEĞİŞİKLİKLER VE GÜNCELLEMELER

ULUKOM olarak, işbu Politika çerçevesinde Bölüm 2’de bahsi geçen kişilerin kişisel verilerini saklama ve imha faaliyetleri yürüteceğiz. Kanun veya ilgili mevzuatta veyahut ULUKOM’un faaliyetlerinde meydana gelen değişiklikler doğrultusunda, işbu Politika ilgili birimler tarafından her zaman değiştirilebilir ve güncellenebilir. ULUKOM olarak, Politika’da yapılan değişiklikler ve güncellemeler hakkında ilgili kişileri derhal bilgilendireceğiz. İşbu Politika en son 11.07.2018 tarihinde güncellenmiştir.

4. TANIMLAR

Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme	Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
KVK Kanunu	7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
GDPR	Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü.
KVK Kurulu	Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
KVK Kurumu	Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
Politika	Ulukom Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişidir.
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.

5. İŞLEDİĞİMİZ KİŞİSEL VERİLER

KİŞİSEL VERİ GRUBU	İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER
Kimlik Bilgisi	Adı-soyadı, nüfus kimliği numarası, fotoğrafı.
İletişim Bilgisi	Kurumsal veya kişisel e-posta, mobil telefon numarası, ev veya işyeri adresi.
Özgeçmiş Bilgisi	İlgili kişinin cover letter’ı, CV'si, meslek geçmişi ve deneyimi.
Kamera Kayıtları	Fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında CCTV veya diğer kamera sistemleri tarafından alınan kayıtlar Örnek: Şirket giriş-çıkışlarında alınan CCTV kamera kaydı.
Ürün/Hizmet Bilgisi	Satın almış olduğunuz veya satın alma teklifinde bulunduğu ürün ve/veya hizmete ilişkin bilgiler. Örnek: Donanım bilgisi, cihaz markası, cihaz modeli, cihaz görevi, cihaz numarası, kullanıcı adı ve şifresi, klasör hakları.
Müşteri Talep ve Şikayet Bilgisi	Ürün ve/veya hizmetlere ilişkin yapmış olduğunuz talep, şikayetler ve benzeri başvurular sonucunda elde edilen kişisel veriler.
Finansal Bilgi	Kişilerin banka hesabı bilgileri ve kredi kartı bilgileri.
Online Ziyaret Bilgileri	IP adresiniz, internet sitemizdeki sayfa gezintileriniz.
Hukuki Süreç ve Uyum Bilgisi	Hukuki alacak ve borçların takibi, Bakanlık talimatları ve uluslararası sözleşmelere uyum için işlenen kişisel veriler.
Denetim ve Teftiş Bilgisi	Şirketin kanuni yükümlülüğü gereği denetime ve teftişe tabi olduğu durumlarda işlenen kişisel veriler.

6. KİŞİSEL VERİ TOPLAMA YÖNTEMİMİZ

Kişisel verilerinizi aşağıda belirtilen kanallar üzerinden topluyoruz:

• E-posta, Telefon, SMS
• Faks,
• CCTV (Kapalı Devre Kamera Kayıtları),
• Çerezler (Cookies) ve benzer takip teknolojileri,
• ULUKOM’a yapmış olduğunuz veya size yaptığımız ziyaretlerde sözlü olarak,
• Matbu ve elektronik form,
• Posta, kargo ya da kurye hizmetleri,
• Uzaktan erişim sağlayan programlar,
• Ana şirketimiz WiseTech Global WiseTech Global Pty. Ltd. ve diğer grup şirketlerimiz,
• Diğer fiziki ve elektronik ortamlar.

7. KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARIMIZ

Kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlar ile sınırlı olarak işleyeceğiz:

• ürün veya hizmetlerimizi sunabilmek,
• yeni ürün veya hizmetlerimiz ve size sağlanan ürün ve hizmetleri nasıl iyileştirebileceğiniz hakkında sizi bilgilendirmek,
• ürün ve hizmetlerimize ilişkin yeni fırsatlarımızdan sizleri yararlandırabilmek,
• ürün ve hizmetlerimizde hata, sorun ve bugları tespit edebilmek ve bunları gidermek,
• Ürün ve hizmetlerimiz hakkında size gerekli eğitimleri verebilmek ve programlarımızın nasıl kullanılacağını izah etmek,
• sistemlerin test edilmesi ve geliştirilmesi de dahil olmak üzere bu iş sistemlerimizi ve altyapımızı korumak ve sürdürmek,
• kayıtlarımızı güncellemek ve iletişim bilgilerinizin güncelliğini sağlamak,
• güncel kişisel bilgilerinizi ilgili kurumlarımız, şirketlerimiz, yüklenicilerimiz ve/veya tedarikçilerimize sağlamak,
• iş süreçlerinizi analiz ederek, ürün ve hizmetlerimizi süreçlerinize uygun olarak hale getirmek ve istekleriniz ya da raporlarımız doğrultusunda iyileştirmek,
• tarafınızca yapılan herhangi bir şikayeti incelemek ve yanıtlamak ,
• iş başvurularınızı değerlendirmek ve özgeçmişinizde referans olarak gösterdiğinizkişiler ile iletişime geçmek
• Yasal mevzuatlara uyum sağlamak ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek.

8. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILMASI

Kişisel verilerinizi, Bölüm 7’de belirtilen amaçlarımız doğrultusunda çalışanlarımız, hissedarlarımız, şirket temsilcisi ve vekillerimiz ve hukuken yetkili kamu/özel kurum ve kuruluşlarına aktarabileceğiz.

Ayrıca ULUKOM olarak, kişisel verilerinizi

• Bölüm 7’de belirtilen amaçlar kapsamında ve şirketin finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını şirket prosedürü gereği ana şirkete sunmamız gerekliliği sebebiyle Avustralya’daki ana şirketimiz WiseTech Global Pty. Ltd. ve
• • diğer grup şirketlerin katılımını gerektiren ticari faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla WiseTech grup şirketlerimiz ile paylaşabileceğiz.

Kişisel verilerinizi, WiseTech şirketlerinin bulunduğu ülkede yeterli korumanın bulunması veya yeterli korumanın bulunmaması halinde WiseTech şirketleri ile beraber yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ederek KVK Kurulu’nun iznini almak kaydıyla aktarabileceğiz.

9. İŞLEMEYE YÖNELİK HUKUKİ SEBEPLERİMİZ

Kişisel verilerinizi aşağıdaki hukuki sebeplere dayalı olarak işleyeceğiz:

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 5/1 ve 6/2 uyarınca kişisel verilerinizi işlemek için açık rızanızı aldığımız haller. Açık rızanızı bizimle iletişime geçerek dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 5/2(c) uyarınca, bir sözleşmenin kurulması veya ifası için kişisel verilerinizin gerekli olması. Örneğin, ULUKOM’dan satın aldığınız ürünü teslim etmek için teslimat bilgilerinizin kullanılması.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 5/2(a) ve 5/2(ç) uyarınca, yasal mevzuat uyarınca kişisel verilerinizin işlenmesinin zorunlu olması. Örneğin, ULUKOM adli bir süreçte Hukuk Muhakemeleri Kanunu madde 219 ve ilgili maddeler uyarınca mahkemelerce talep edilen belgeleri ibraz etmekle yükümlü olması sebebiyle belgelerdeki kişisel verilerinizi ilgili mahkemelere aktarabilecektir.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 5/2(d) uyarınca, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması. ULUKOM, satış veya pazarlama faaliyeti yürütülebilmek amacıyla müşteri veya potansiyel müşterilerin internet sitelerinde alenileştirdiği iletişim adreslerini işleyebilecektir.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 5/2(e) uyarınca, ULUKOM’un kendi hakkını tesis etmesi, kullanması ve koruması. Örneğin, ULUKOM, sözleşme ilişkisi sürecinde elde ettiği talep ve şikayet bilgilerinizi, olası bir uyuşmazlıkta kendini savunabilmesi amacıyla sözleşme ilişkisinin sona ermesinden itibaren dava zamanaşımı süresi boyunca saklayabilecektir.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 5/2(f) uyarınca, ULUKOM’un meşru menfaati için gerekli olması. Örneğin, ULUKOM ürün ve hizmetlerine ilişkin pazarlama faaliyetlerini yürütebilmesi amacıyla kişisel verilerinizi meşru menfaati kapsamında işleyebilecektir. Ancak bu faaliyetin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemesi gerekmektedir.

10. BELİRLİ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİMİZ

Yukarıda belirtilen işleme faaliyetleri ile beraber aşağıdaki faaliyetler işbu Politika’da özel olarak ele alınmıştır.

10.1. Kariyer Sitelerinden Gelen İş Başvuruların Değerlendirilmesi
Kariyer siteleri üzerinden ULUKOM’a iş için başvuran adayların adı, soyadı, CV’si ve diğer özgeçmiş bilgilerini iş başvurusunu değerlendirmek amacıyla işlemekteyiz. Başvurunuz, yukarıda belirtilen amaçla, sadece ULUKOM’daki insan kaynakları ve başvuruyu değerlendirecek yöneticiler tarafından erişilebilecek ve bu kişiler dışında ULUKOM içerisindeki diğer kişiler ile paylaşılmayacaktır. Kişisel verileriniz, iş başvurunuzda referans olarak gösterdiğiniz kişiler ile teyitleşmek amacıyla paylaşılabilecektir. ULUKOM’a yapılan başvurular, başvuru tarihinden itibaren iki yıl boyunca saklanır ve bu iki yılın sonunda başvurunuza ilişkin tüm kişisel veriler silinir veya anonim hale getirilir. Saklamaya ilişkin daha detaylı bilgi için Ulukom Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’na bakabilirsiniz.

10.2. Uzaktan Erişim ile Ulukom Programlarına Yönelik Destek Sağlanması
Programlarımıza yönelik yaşadığınız sorunları tespit edebilmek ve bu sorunları gidermek amacıyla bilgisayarlarınıza online bağlantı ile uzaktan erişebilmekteyiz. Bu şekilde bilgisayarlarınıza uzaktan erişebilmemiz için program üzerinden onay vermeniz gerekmektedir. ULUKOM olarak bu süreçte ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası ile talep ve şikayet bilgilerinizi işlemekte ve bu bilgilerinizi sadece program desteğini sağlanmak ve teknik, bakım ve onarım hizmetimizi verebilmek amacı ile sınırlı olarak Kanun madde 5/2(c)’de belirtilen sözleşmenin ifası sebebine dayalı olarak kullanmaktayız. Bilgisayarınıza bağlandığımız süre boyunca, bilgisayardaki belgelerinize erişme imkanımız bulunmaktadır. Ancak bu belgelere, talep ettiğiniz destek hizmetini sağlamak amacı dışında hiçbir şekilde erişmeyeceğiz ve yukarıda belirtilen ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası ile talep ve şikayet bilgileriniz dışında herhangi bir kişisel verinizi işlemeyeceğiz.

11. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SAKLANMASI VE İMHASI

Bu metinde yer alan amaçlar doğrultusunda işlenen kişisel verileriniz KVK Kanunu’na ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca saklanacak ve imha edilecektir. ULUKOM olarak kişisel verilerinizi yasal mevzuat, sözleşme ilişkisi veya işin olağan durumuna göre belirlediğimiz makul süreler boyunca saklamaktayız. Kişisel verilerinizin saklanması ve imhasına ilişkin detaylı bilgi için Ulukom Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’na bakabilirsiniz. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nı, kvkk@ulukom.com.tr adresine e-posta yollayarak talep edebilirsiniz.

12. KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN HAKLARINIZ VE BAŞVURU

Kişisel veri sahibi olarak, KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme

Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi internet sitemizdeki başvuru formu üzerinden gönderebilirsiniz.
Başvurunuz ücretsiz olarak yerine getirilecektir. Ancak talep edilen işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretler başvurandan talep edilecektir.
Başvurularınızı, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede, en geç otuz gün içinde yazılı veya elektronik ortamdan cevaplanacaktır. Talebinizin reddedilmesi halinde, başvurunuz gerekçeli olarak yanıtlanacaktır.

Ek-1 Kişi Grupları

Müşteri	ULUKOM'dan halihazırda ürün/hizmet alan veya alma taahhüdünde bulunan kişiler.
Potansiyel Müşteri	ULUKOM'dan halihazırda hizmet almayan ve sözleşme ilişkisi başlamayan; ancak hizmeti alması muhtemel kişiler.
Şirket Temsilcisi veya Vekili	ULUKOM'u temsil veya vekil eden kişiler, ULUKOM'un temsil ve ilzama yetkili yönetim kurulu üyesi, ULUKOM'un danışmanlık aldığı avukatlar.
Hissedar	ULUKOM çalışanı olmayan ancak şirketin genel kurulunda pay sahibi olan kişiler.
Tedarikçi	ULUKOM'un hizmet aldığı firmaların çalışanı, temsilcisi veya vekili.
İş Ortağı	ULUKOM'un faaliyetlerinde beraber çalıştığı firmaların çalışanı, temsilcisi veya vekili.
Çalışan Adayı	ULUKOM’a iş başvurusunda bulunan kişiler.
Ziyaretçi	ULUKOM’un bina ve tesislerini ziyaret eden kişiler.
Hukuken Yetkili Kişi	Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları veya özel kişi ve kuruluşlarında çalışan personeller. Örneğin, Mali müşavirler, mahkemenin atadığı bilirkişiler.